Los 4 principales beneficios de la digitalización de documentos

Hace un par de décadas, nadie hubiera pensado en la digitalización de documentos como una alternativa real. En el pasado, el papel era el único formato disponible y debido a ello, el deterioro, la incomodidad a la hora de transportarlo y la imposibilidad de contar con un respaldo capaz de ofrecer una duración sostenida en el tiempo eran parte de las limitaciones con las cuales contaban los archivos físicos.

Ahora digitalizar documentos se ha vuelto más que una alternativa, es una necesidad. En la actualidad, tareas como postular a un empleo, enviar información importante para la contratación de productos bancarios o respaldar certificados, diplomas, contratos y cualquier papel que sea relevante de conservar, pueden ser simples de ejecutar.

La digitalización de documentos no solo simplifica la vida de las personas sino que también la de las empresas, permitiendo contar con información de fácil acceso, perdurable en el tiempo, portable y capaz de ser enviada a través de distintos medios digitales.

La digitalización de documentos ofrece una serie de beneficios, entre los cuales se destacan los siguientes:

Seguridad

Los papeles impresos ofrecen mínimas o nulas posibilidades de seguridad y resguardo de la información. Por el contrario, un servicio de digitalización de documentos asegura una serie de medidas y posibilidades destinadas al resguardo de aquella data que necesita ser protegida

Al digitalizar documentos, no solo optas por una alternativa más moderna y óptima de almacenar archivos, sino que además se favorece la implementación de medidas de seguridad, tales como encriptación, protección antivirus y codificación, entre otras.

Información en línea

La digitalización de documentos ofrece un mayor nivel de accesibilidad a los datos, a un solo click de distancia, y sin necesidad de perder tiempo o invertir esfuerzos en encontrar ese archivo que necesitas. Toda la información está disponible en línea y con la posibilidad de que la uses cada vez que sea necesario, sin importar la hora o el lugar. Por eso, esta alternativa otorga rapidez, modernidad y efectividad en lo que respecta al manejo de los archivos relevantes.

Respaldos digitales

Al digitalizar tus archivos, te aseguras de mantener todos esos datos esenciales para ti o tu compañía. Puedes olvidarte de métodos poco efectivos y pasados de moda, como por ejemplo sacar fotocopias y guardarlas en lugares que pasan al olvido. Un respaldo digital no pierde calidad, no se deteriora ni tampoco se extravía entre muebles u otros papeles, ya que eres tú quien maneja los lugares de almacenamiento, lo cual te asegura que contarás con data que podrás utilizar aunque pasen los años.

Disminución de costos

Gracias a la contratación de un servicio de digitalización de documentos, también se podrá ahorrar dinero, debido a que no deberás arrendar o ejecutar procesos asociados a la mantención de bodegas, tampoco necesitas comprar muebles especiales para guardar papeleo, ni mucho menos invertir en archivadores o carpetas para su almacenamiento. A su vez, economizarás tiempo (y por ende tus finanzas mejorarán), ya que no será primordial contratar personal o invertir parte de la jornada laboral de los trabajadores de tu compañía en la clasificación y recopilación de todo el material.

Un servicio de digitalización de documentos no solo genera un aporte en cuanto a optimización de procesos, sino que también ayuda a las compañías a modernizar sus técnicas asociadas a manejo de información. Además, permite ahorrar tiempo y dinero y acceder a todos los datos relevantes cada vez que sea necesario, y sin deteriorar la data que necesitas conservar aunque pasen los años.