La autentificación en los documentos confidenciales

La confidencialidad en una empresa es fundamental para su correcto funcionamiento. Los archivos que no pueden ser de uso público contienen información sensible, como son los contratos de los empleados, informes de reuniones con potenciales clientes o los datos duros de una transacción en particular, entre muchos otros. Estos pueden no solo estar restringidos por los deseos de los involucrados, sino también por leyes y regulaciones oficiales, en el caso de los gobiernos, por ejemplo. Para acceder a ellos habrá que contar con una habilitación formal de seguridad.

Para evitar problemas legales o de otras índoles, lo ideal es la autentificación de documentos confidenciales ¿Qué es esto y cómo funciona? Descúbrelo a continuación:

De qué se trata En un plano general, la autentificación de documentos es el proceso por el cual se da fe de que estos son fidedignos, de que son reales. Esto puede tener que ver con las firmas digitales, electrónicas o físicas que figuran en los mismos, por ejemplo. Así, se determina que estos elementos son genuinos, se autorizan y, en ciertos casos, se legalizan. Este proceso también se aplica a las copias: la autentificación determina si un duplicado tiene la misma validez que un original.

Objetivos

El objetivo de este proceso es evitar el fraude. El robo o usurpación de identidad cuesta a las empresas pérdidas anuales de entre 1% y 4%, según informa Si Ingeniería, así que es importante tomar medidas para que no suceda. Por otro lado, se busca evitar la fuga de información que puede ser de mucha relevancia para la institución, ya sea una organización gubernamental o una empresa privada.

La autentificación en el plano digital

En el mundo digital, la autentificación a través de encriptación permite determinar la identidad del remitente de los documentos, además de todas las funciones que detallamos al comienzo de este artículo. Este proceso permite identificar quiénes recibieron los artículos y quiénes lo abrieron, para así ver si en algún punto del flujo hubo una fuga de información. Todas las partes involucradas contarán con roles y permisos, además de contraseñas de diversos tipos para poder acceder a los archivos o la data y se podrá comprobar si al usarlas son los verdaderos dueños de las mismas o no.

Por otro lado, se recomienda que las personas con acceso a documentos confidenciales modifiquen sus contraseñas de forma regular, para así reducir ataques y fraudes.

Existe un proceso mediante el cual, además de digitalizarse documentos físicos, un software los autentifica. Este también podrá determinar si la firma digital o electrónica es verídica o no. Estos programas pueden determinar cualquier modificación realizada en un archivo que pueda demostrar que el mismo no es verídico. Todas estas problemáticas deben ser registradas para definir por qué suceden y prevenir ataques de hackers.

Es importante que todos los miembros de la empresa tengan claro la importancia de los documentos confidenciales, el secreto comercial y los acuerdos de no divulgación, de lo contrario se pueden generar problemas legales y despidos. Mientras tanto, para garantizar su seguridad es importante invertir en autentificación.

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