Digitalizar un documento es una actividad orientada al orden interno de una empresa, con la intención de mejorar la experiencia de los clientes; es transformar un archivo en formato digital. Los avances tecnológicos ayudan a la integración de la gestión de documentos, otorgando mejores herramientas y recursos para operar con los archivos.
Esta transformación de infraestructura en la administración de una empresa no solo significa un cambio en el aspecto físico, sino que, además, facilita el rastreo de los archivos, ya que evita abrir y cerrar infinidad de veces los cajones para encontrar una carpeta, disminuyendo el tiempo de búsqueda. Sin embargo, para un correcto desempeño que garantice la transparencia y comprensión de los documentos, previamente debemos definir al receptor. Hay datos que son guardados simplemente para resguardar la información. Pero existen empresas que deben responder a terceros, presentar boletines de forma diaria, semanal, mensual o anualmente; el proceso al que serán sometidos estos documentos es radicalmente distinto.
¿Quiénes utilizan este servicio? Entre las entidades tradicionales que optan por la gestión de documentos se encuentran empresas, órganos públicos, centros educativos y médicos.
La gestión documental empresas es una clave fundamental para el crecimiento y la supervivencia de estas instituciones. Un ejemplo sobre un proceso de digitalización, es el caso de National Geographic: La organización internacional sobre ciencia y educación, en colaboración con Gale (Cengage Learning), crearon una Biblioteca Virtual donde se encuentran todos los tomos de la revista National Geographic. Además se puede encontrar una colección de libros, vídeos, imágenes y mapas.
La Gestión de Documental es utilizada para el tratamiento sobre la conservación y publicación de los archivos electrónicos; apta tanto para documentos escaneados como para archivos nativos digitales. De esta forma, se aporta a la búsqueda de la información en la gestión de contenidos empresariales y para realizar un indexado avanzado que devuelva el contenido específico que se está buscando.
Gestión Documental una solución inteligente
También denominada Smart Document Management, es una aplicación de gestión documental empresas que pertenece a las nuevas tecnologías. Tiene la función de procesar imágenes, con la posibilidad de automatizar tareas administrativas de captura y clasificación de datos. Estos sistemas tienden a mejorar aspectos como la gestión de documentos; depura el contenido de los mismos; y cuenta con el procesamiento de la información en los documentos no estructurados. Las principales ventajas que otorga la gestión documental son:
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