El flujo de información que corre dentro de cualquier empresa es enorme, y la digitalización de archivos y almacenamiento de documentos asoma como uno de los desafíos en el camino hacia la evolución de las empresas. En este sentido, contar con herramientas confiables que nos permitan abordar este punto es fundamental.
Si bien gran parte de los archivos que pasan por nosotros lo hacen a través de Internet, existe una enorme cantidad de ellos que aún viven en formato físico. Ya es un trabajo titánico ordenar y clasificar cientos de planillas, boletas y similares. Buscarlos a futuro seguro será una tarea igual de compleja. Es por eso que el almacenaje de archivos debe migrar hacia formatos digitales, y la nube es el lugar ideal para mantenerlos. He aquí algunas de las principales razones:
- Optimización de recursos. El carácter digital implica reducción de recursos relacionados con, por ejemplo, traspaso de archivos o categorización y almacenamiento de los mismos. Sin invertir en hardware, el costo inicial de adquirir los servicios de un gestor documental capaz de traspasar documentos al ambiente digital implica una enorme inversión para la empresa.
- Disminución en el riesgo de pérdida de documentos. Trabajar en base a documentos online supone también una excelente opción para el almacenaje de archivos. Además, al contar con esta información en la nube podemos tener un respaldo confiable de este gran flujo de documentos de vital importancia para nuestra empresa.
- Facilidad de acceso. La posibilidad de acceder a la nube desde cualquier dispositivo, y trabajar ahí mismo sobre archivos o documentos, permite un aumento en la productividad, gracias al orden y disponibilidad de los mismos. Contar siempre con ellos, en el momento y lugar necesarios, supondrá siempre un avance en la gestión de nuestra información.
Las alternativas que ofrece el mercado
Actualmente existen muchas alternativas para la gestión y almacenaje de archivos, todas destinadas a atacar el problema de fondo: manejar la gran cantidad de documentos que hayan sido digitalizados, de manera de acceder a ellos en cualquier momento, de forma ordenada y sin mayor esfuerzo.
Una de estas opciones es Zoho Docs, que permite acceder a archivos y otros documentos digitalizados en la nube con una capacidad de 50 GB por usuario. Además, permite la creación de carpetas compartidas, edición de archivos online y búsqueda completa de texto dentro de los archivos, traduciéndose en una mayor eficiencia en las tareas diarias.
Adobe Document Cloud es otra de las opciones que ofrece el mercado. Con una capacidad de 20 GB de almacenamiento, permite también la participación de usuarios externos en lo que a gestión documental se refiere. Sin embargo, presenta varias contras como el hecho de no permitir la edición en línea (mobile) de archivos ni la creación de carpetas compartidas, limitando en gran medida el trabajo colaborativo.
Ambas son buenas opciones en lo que a digitalización y almacenamiento de documentos se refiere. Sin embargo, si estás buscando opciones más seguras y confiables -sobre todo en lo que a proteger tu información se refiere- Dimacofi cuenta con Inteligencia Digital para la gestión de documentos y archivos, capaz de integrarse con distintas áreas de una empresa, haciendo que las labores de trabajo en conjunto se realicen con mayor eficiencia. Desde liquidaciones de sueldo hasta carpetas de colaboradores, con esta herramienta se obtienen todos los beneficios de la gestión documental en la nube.
Inteligencia Digital asoma como la mejor alternativa para administración de archivos digitales disponible en el mercado local, pues es la cruza perfecta entre funcionalidad y confiabilidad. Puedes solicitar orientación para conocer más detalles de esta gran herramienta destinada a solucionar la gestión de documentos dentro de la empresa
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