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¿En qué documentos puedes utilizar la firma electrónica?

11 noviembre 2020

La firma electrónica, es una solución que aporta valor, eficiencia y agilidad a todos los procesos de negocio.  ¿En qué proceso puedes utilizar la Firma Electrónica?

Primero es importante que sepas que la firma electrónica es un mecanismo que permite verificar la autenticidad de la autoría de un documento o de una transacción electrónica, por tanto es 100% legal y sirve para firmar cualquier tipo de documentos y contratos.

En esta nota te presentaremos tres áreas que se pueden beneficiar con la solución de Firma Electrónica de Dimacofi:

  1. CLIENTES: firma online contratos, autorizaciones entre otros documentos

Esta es una de las firmas más utilizadas, porque sirve para todos aquellos trámites que requieren la firma de los clientes:

  • Contratos de compra/venta de productos o servicios.
  • Autorizaciones para la prestación de servicios.
  • Formularios para confirmar la prestación de un servicio técnico.

Los motivos por los que nuestros clientes han decidido utilizar esta solución son diversos, pero en su mayoría tienen que ver con la necesidad de ofrecer a sus clientes o consumidores una experiencia de usuario sencilla, para facilitar su proceso de compra, no sólo online, sino también presencial.

Con esta solución creas una experiencia de compra fácil y rápida, que puede completarse desde casa o desde cualquier lugar, a través de todo tipo de dispositivo, como smartphone, tablet, laptop u ordenador, sin necesidad de darse de alta en un servicio ni de descargar una app. El objetivo de esta solución es evitar que los clientes tengan que imprimir un documento, firmarlo, escanearlo y enviarlo de vuelta firmado a la compañía.

  1. RRHH: contratos, anexos, entre otros documentos

En los departamentos de recursos humanos es otro ámbito en el que detectamos un mayor uso de la firma electrónica.

Contar con los documentos firmados es relevante para RRHH, porque dan cuenta de que se tomó conocimiento de la información y/o la entrega de documentos importantes a una determinada persona.

En muchas ocasiones, entregar un documento autorizado con firma, podría tardar semanas, e inclusive extravío del documento, afectando así la agilidad, seguridad y eficiencia del procedimiento. La firma electrónica es ágil, simple y cómoda tanto para el colaborador como para el área de RRHH, porque disminuye sus tiempos y agiliza sus procesos.

Otro factor importante para el área de personas es que disminuyes la impresión de documentos y con ello espacio y tiempo para archivar.

Finalmente, con la firma electrónica de Dimacofi y una correcta gestión documental, puedes centralizar en una misma plataforma toda la documentación relativa a cada contratación y acceder a ella desde cualquier lugar, en el momento que lo requieras.

  1. Educación: matrículas, pagos, entre otros

Otro sector que demanda una cantidad importante de documentos firmados es el área de la educación, para confirmar la matrícula, los comprobantes de pago, certificados de títulos, entre otros trámites académicos.

La firma digital, también es una fácil solución de implementar para la firma de documentos en educación, así como en otras verticales intensivas en documentos legales, a través de la creación de perfiles en forma masiva online (como es el caso de los alumnos, académicos, entre otros).

CONCLUSIÓN

Las principales ventajas de estos casos de uso, son la seguridad, rapidez y facilidad del proceso para los firmantes, (esto es determinante al momento de cerrar un negocio). Si el firmante se tiene que desplazar para firmar en persona, o si tiene que imprimir el documento, firmarlo, escanearlo y enviarlo de vuelta firmado, probablemente no lo hará, o será más fácil posponerlo para una próxima oportunidad.

Los usos y documentos mencionados representan casos muy claros para los que utilizar la firma electrónica es una gran ventaja, sin embargo, se puede utilizar para firmar todo tipo de documentos y contratos. De hecho, existen muchas otras categorías de documentos (y de casos de uso) para las que la firma electrónica resulta especialmente ventajosa, por ejemplo, licencias de cesión de propiedad intelectual, formularios para la verificación de identidad o de edad, los documentos de aceptación de deuda, aprobación de créditos, contratos de compra y venta, etc.

¿Quieres aumentar la eficiencia en tu empresa, disminuir la cantidad de impresión, bajar costos en el arriendo de bodegas para tus documentos impresos y por sobre todo mejorar tus tiempos de respuesta con tus clientes? Entonces incorpora Firma Electrónica Dimacofi.

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